Factura electronica B2B: preparar procesos antes de la obligacion

La Ley 18/2022 de creacion y crecimiento de empresas incorpora la factura electronica en relaciones entre empresarios y profesionales. Antes de implantar una solucion, la empresa debe revisar como emite, recibe, archiva y consulta facturas.

La preparacion no debe limitarse a instalar un programa: hay que ordenar clientes, proveedores, numeraciones, usuarios, documentos adjuntos y copias de seguridad.

• Normalizar datos maestros.
• Definir responsables de emision y recepcion.
• Probar exportaciones y conservacion documental.

La factura electronica cambia mas que el formato

Digitalizar la factura obliga a revisar procesos internos: datos de clientes, recepcion de facturas, circuitos de aprobacion, archivo y relacion con contabilidad. Si esos pasos estan desordenados, la herramienta no resolvera el problema.

• Datos fiscales completos y actualizados.
• Series y documentos bien definidos.
• Responsables de emision, recepcion y validacion.
• Archivo consultable y copias de seguridad.

Preguntas antes de empezar

Antes de invertir tiempo o presupuesto, conviene bajar la decision al trabajo diario. Estas preguntas ayudan a separar una mejora real de una actuacion que solo parece urgente.

• Que problema concreto queremos resolver.
• Quien usara la solucion y con que frecuencia.
• Que datos, accesos o documentos son necesarios.
• Como se mantendra la solucion despues de publicarla o implantarla.

Preparacion recomendable

Antes de implantar una solucion conviene limpiar datos maestros, documentar casos habituales y decidir como se gestionaran errores, facturas rectificativas o documentos rechazados.

• Mapear el proceso actual.
• Detectar tareas manuales repetidas.
• Probar integracion con gestion o contabilidad.

En resumen

La implantacion funciona mejor cuando se prepara el proceso antes que la pantalla.